E-Mails sind ineffizient.

E-Mails verschwenden meine Zeit. Aber ich bin auf sie angewiesen. Angesichts der Bedeutung, die E-Mails in unserem Leben haben, gehören sie leider immer noch zu den wenigen Software-Bereichen, die sich in den vergangenen 20 Jahren nicht weiterentwickelt haben!

Das Lesen meines Posteingangs ist die unproduktivste Aufgabe, die ich täglich verrichte. Ich verbringe täglich eine ganze Stunde mit dem Verarbeiten meiner E-Mails. Alle Inhalte sind im gleichen Posteingang: Spam, nebensächliche Informationen, zitierte Antworten auf zitierte Antworten usw. Am Ende dieser Stunde haben nur zehn E-Mails eine Antwort von mir erfordert. Mit einem guten Werkzeug könnte ich die gleiche Arbeit in nur zehn Minuten erledigen!

Wir bei Odoo entwickeln Werkzeuge für die höhere Produktivität von Unternehmen. Da E-Mail- und Informationsströme zu den zeitintensivsten Aspekten von Unternehmen gehören, kümmern wir uns darum.

Neuartige Technologien für E-Mails erfordern mehr als noch eine weitere Benutzeroberfläche. Wir müssen den gesamten Kommunikationsfluss überdenken.

Der Kommunikationsmechanismus von Odoo

Hier sind die Ideen, die hinter den Kommunikationswerkzeugen von Odoo stehen:

• Dinge erledigen: Ihr Posteingang ist eine Aufgabenliste. Sie sollten in der Lage sein, den Posteingang zu verarbeiten (und nicht nur zu lesen) und mühelos Mitteilungen für zukünftige Aktionen zu markieren. Jeder Posteingang sollte nach der Verarbeitung leer sein. So umgehen Sie die Informationsflut.
• Behalten Sie im Blick, was Sie erhalten möchten oder nicht möchten. Niemand sollte Spam bekommen. Sie sollten mit einem Klick allen Informationen folgen oder nicht mehr folgen können.
• Produktivität ist wesentlich: Unsere intelligente Benutzeroberfläche erfordert nicht das Klicken auf alle E-Mails, um einen Thread zu lesen. Das Lesen eines vollständigen Threads, Antworten und Anhängen von Dokumenten gelingt im Handumdrehen.
• Eine Mischung von Push- und Pull-Faktoren: Heutzutage werden viele Menschen Opfer dessen, was andere für sie beschließen. Odoo unterscheidet:
  • Nachrichten „für Informationen“: Diese können Sie heranziehen, wenn Sie bestimmte Informationen benötigen. Sie müssen nicht täglich gelesen werden. Sie erhalten nur das, dem Sie folgen. Dies umfasst etwa 90 % des täglichen E-Mail-Umgangs. Verwenden Sie dafür das Menü „Posteingang“.
  • Nachrichten „für Aktionen“: Sie verlangen Ihre sofortige Aufmerksamkeit und müssen von Ihnen vollständig bearbeitet werden. Dies umfasst etwa 10 % des täglichen Umfangs an E-Mails. Verwenden Sie dafür das Menü „Zu: mir“.
• Auf Inhalte konzentrieren: Alles ist hier auf das Wesentliche reduziert, damit die Botschaft im Fokus steht. Keine Willkommensnachrichten, Grüße, Signaturen oder rechtlichen Hinweise. Wir standardisieren das Layout jeder Nachricht. (Signaturen befinden sich im Profil eines Kontakts, nicht in jeder Mitteilung.)
• Ordner und Mailinglisten sind großartige Werkzeuge, jedoch zu komplex für herkömmliche E-Mail-Clients. Bei Odoo kann eine Gruppe von Kontakten für eine Diskussion mit einem Klick erstellt werden. Jede Gruppe sollte eine eigene E-Mail-Adresse haben.